Terminy wystawiania faktur – praktyczna ściąga

Opublikowano 28 July 2025

Cześć!

Dziś kilka słów o wystawianiu faktur. Temat dobrze znany każdemu, kto prowadzi firmę. Z doświadczenia wiemy, jak wygląda rzeczywistość: pracujesz od rana do nocy, by zrealizować zlecenie, a na faktury brakuje już czasu. Wystawiasz je na szybko, często "na kolanie" i z datą wsteczną. Tak, znam to z życia!

Niedługo wchodzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), dlatego to dobry moment, by przypomnieć sobie, jakie są aktualne zasady wystawiania faktur.

Zapraszam do lektury!

Zasady dotyczące wystawiania faktur zostały określone w art. 106–108 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 361 t.j.). Ustawa nie tylko nakłada obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturą, ale także dopuszcza jej wystawienie przed dokonaniem transakcji. Przepisy te precyzują również terminy, w jakich należy fakturę wystawić.

Zasada ogólna – termin wystawienia faktury Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.

Ten termin dotyczy również:

faktur zaliczkowych (otrzymanie części lub całości zapłaty),
faktur wystawianych na żądanie osoby fizycznej nieprowadzonej działalności gospodarczej, jeśli zgłosi żądanie do końca miesiąca, w którym miała miejsce transakcja,
jeśli żądanie nastąpi później, fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od otrzymania żądania,
jeśli żądanie zostanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca transakcji, wystawienie faktury jest dobrowolne (art. 106b ust. 3).

Wyjątki od zasady ogólnej

Rodzaj usługi lub dostawy	Termin wystawienia faktury
Usługi budowlane/budowlano-montażowe dla podatników VAT	30 dni od wykonania usługi
Dostawa książek/gazet/czasopism drukowanych	60 dni od dostawy lub 120 dni przy zwrotach
Usługi (z wył. art. 28b – import usług)	90 dni od wykonania usługi
Zwrot opakowań objętych kaucją	7 dni od umownego terminu zwrotu lub 60 dni od wydania
Usługi ciągłe (energia, najem, leasing, telekomunikacja itd.)	Z upływem terminu płatności

Wystawienie faktury przed sprzedażą Faktura może zostać wystawiona wcześniej, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed:

dostawą towaru,
wykonaniem usługi,
otrzymaniem zapłaty (całość lub część).

Uwaga: Jeśli transakcja nie dojdzie do skutku w ciągu 60 dni, faktura może zostać uznana za pustą, co może skutkować sankcjami podatkowymi.

Termin wystawienia faktury w KSeF Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną dopiero w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Samo wygenerowanie dokumentu w systemie księgowym nie wystarcza

Obowiązkowy KSeF – terminy wdrożenia

Data	Podmioty objęte
1 lutego 2026 r.	Firmy z obrotem > 200 mln zł rocznie
1 kwietnia 2026 r.	Większość podatników VAT
1 stycznia 2027 r.	Mikroprzedsiębiorcy (obrót < 10 tys. zł mies.)

Potrzebujesz wsparcia w fakturowaniu lub wdrożeniu KSeF? Nasze biuro korzysta z najnowszego oprogramowania Fabryki oprogramowania która jest dystrybutorem CTI i częścią grupy CTI, zaufanego i wielokrotnie nagradzanego partnera firmy Comarch S.A. Dzięki temu mamy stały dostęp do najnowszych technologii wspierających biznes.

Skontaktuj się z nami Beata Niedźwiedzka biuro@bkconsulting.eu +48660086100